工作執行力低？ 職場必修的時間管理與工作效能提升 實務班

什麼是時間管理？如何以有限的工作時間、工作目標與成果做有效連結？

一天結束了，但是許多工作卻都還沒完成？時間管理都是每個人會面臨的課題，一天之中都希望能達成更多的目標，使每分每秒都發揮最大效用。究竟，什麼是時間管理？事實上，時間管理可以指「在單位時間內，做出更高的成效」。然而，只有這樣解釋並不能解決時間不用夠的困境。我們可以想像一下，如果將每日工作時間的項目視為任務來規劃，你會先判斷哪個任務比較重要？決定分配多少時間執行任務，評估執行解決任務可獲取的回饋或回報？因此，時間管理並非單純要在單位時間內做越多是越好，因為需要判斷與選擇，審慎思考如何善用時間賦予任務分配時間及項目，也要考量任務的輕重緩急。簡言之，執行時間管理之前，必須要先具備判斷力，判斷今日工作項目的目標與導向，才能開始執行細節。

如何進行時間規劃？善用緊急/重要/不緊急/不重要矩陣四象限分類輕重緩急

「上醫治未病，中醫治欲病，下醫治已病」即醫術最高明的醫生並不是擅長治病的人，而是能夠預防疾病的人。同樣的，時間管理優秀工作者，並不是整天汲汲營營處理棘手且重要的事，而是養成良好習慣，用大量的時間處理「重要但不緊急」的工作事項。為什麼這麼說？關鍵在於每日檢視待辦事項，也就是如前述所說，每日需要執行的專案、報告、重複作業等，是屬於重要但不緊急的事情，但是可以預先準備好，就不會在臨時被安排緊急會議、客戶會面等重要又緊急的清單上顯得手忙腳亂。因此，如何有效管理時間？事情的「輕重緩急」是非常重要！把所有的事情按照輕重、緩急的程度放進分別四個象限裡，針對四個象限，採取不同的策略及因應。

如何善用零碎時間？從檢視狀況、計算時間、設計時間完成零碎時間準備

看似微不足道的零碎時間，其實是高效工作的關鍵。先檢視、評估自己目前使用的狀況，包括都做了什麼？花了多少時間，並參考自己所列出的待辦事項清單，就可以清楚預估每個工作事項的大約時間，將耗時短的工作在零碎時間完成，便能增加工作效率。然而，最重要的是，職場工作者必須要養成避免浪費時間的習慣，舉例來說，欠缺計畫、過度事必躬親、無效率的會議、整理不重要的文件、其他干擾等，其實是占用更多的零碎時間，讓時間管理更難以落實，工作執行上也大打折扣，因此，有策略、有系統的組織工作時間，便能夠有效率地完成工作，提高生產力。