AI Google Workspace 高效實戰班：讓日常工具形成可執行的工作流程

公司每天都在使用 Gmail、Google 文件、試算表、表單與雲端硬碟，但工作的交接仍可能卡在人工整理、複製貼上、逐封回信與重複追蹤。真正需要改善的不是「再裝一個 AI 工具」，而是把既有工具用在正確的工作節點，讓資訊可以從收集、整理、撰寫，一路走到確認與交付。

這堂 6 小時實體實作課，結合 Google Workspace 與 Gemini 的實務應用，從日常辦公情境出發，帶領學員完成一套可複用的工作方法。 核心不在背功能，而在辨識適合 AI 輔助的任務、建立清楚的文件與資料結構、運用 AI 整理與撰寫，再用權限與人工複核確保成果可信。

課程以 Google 帳號可操作的基礎功能作為共通起點；Gemini 進階功能依實際帳號方案、管理員設定及語言支援進行示範，未開通者仍可使用提供的範例與替代流程完成核心練習。

企業每天都在發生的 4 種辦公問題

1. 郵件反覆處理。 客戶回覆、內部通知與主管摘要要重寫，內容難以形成可交接的範本。
2. 文件散落且版本不清。 同一份提案存在多個副本，協作者不確定應編輯哪個版本、誰可以查看。
3. 表單與試算表重複整理。 報名、需求、名單與進度資料需要人工清理、分組及彙整。
4. 跨工具的工作沒有閉環。 表單填完、資料整理完之後，通知、檢核、交付與後續追蹤仍靠個人記憶。

6 小時學習成果：把方法留下來，不只帶走一份筆記

學員將依範例情境練習以下 4 類成果：

1. AI 指令範本。 能寫出包含任務、背景、限制、輸出格式與查核條件的工作指令。
2. 文件協作底稿。 能將信件、文件與雲端資料夾整理成可共享、可追蹤的協作結構。
3. 表單與資料整理範例。 能讓 Google Forms 回覆進入 Sheets，完成欄位整理、基本驗證與簡單圖表。
4. 流程檢核清單。 能確認誰負責、資料放哪裡、何時複核，以及如何交給下一位同仁維護。

可驗證的課堂成果： 使用教學範例完成 1 份工作流程圖、1 份結構化 Prompt、1 套表單／試算表底稿，以及 1 張交付檢核表。實際完成程度取決於練習時間與帳號權限，不以 AI 自動化全流程作為保證。

適合哪些對象參加？

• 中小企業經營者與部門主管： 想把資料整理與報告工作標準化，減少追問與等待。
• 行政、人資與訓練承辦人： 經常處理報名、需求、名單、通知、會議資料與協作文件。
• 業務、行銷與客服人員： 需要整合回覆、提案內容、活動回饋與客戶需求紀錄。
• 專案、營運與跨部門窗口： 需要明確的文件版本、進度追蹤、任務交付與權限管理。

本課程適合熟悉基本電腦與瀏覽器操作的職場工作者，不要求程式設計背景。若目標是企業管理員級的系統部署、API 開發或複雜 RPA，則需要另行規劃進階課程。

一個案例串起整堂課：從需求收集到交付

假設某部門每週要彙整內部服務需求。過去由承辦人逐封收信、手工整理表格、再撰寫主管摘要。本課程以不含真實個資的虛構案例示範：

1. Forms 收集： 設計需求類型、優先程度、預定完成日等欄位。
2. Sheets 整理： 接收回覆、清理空值與重複、整理狀態及統計圖表。
3. Gemini／Docs 輔助： 按帳號可用功能產出初稿、工作摘要與待確認事項。
4. Drive／Gmail 交付： 檢查資料與文件共用權限，由人員複核後寄送，留下版本與交付紀錄。

這是一個教學情境工作流程，不代表各項工具會在沒有設定或授權的情況下自動串接。自動通知或 Apps Script 僅列為示範與延伸選項，講師可依現場程度調整。

AI Google Workspace 高效實戰班

第一章｜AI 工作方法與安全判斷

• 工作任務盤點與優先順序。 從重複性、資料來源、出錯風險與可驗收結果，辨識值得先改善的任務。
• Gemini 與 Workspace 功能、授權辨識。 區分 Gmail、Docs、Sheets、Drive、Forms 的基本能力與符合資格帳號才可使用的 AI 功能。
• 結構化指令與範例引導。 練習寫清楚角色、任務、資料範圍、限制、輸出格式與人工確認點。
• 資料分級與結果複核。 判斷哪些資料不應直接輸入 AI，檢查事實、數字、權限與對外承諾。

實作成果： 一份工作任務盤點表及可重複使用的 Prompt。

第二章｜Gmail、Docs、Drive：郵件、文件與協作

• Gmail：摘要與回覆草稿。 依工作情境整理郵件重點，建立通知、追蹤及回覆模板；AI 輔助依帳號功能選用。
• Docs：協作撰寫與修訂。 將零散需求整理成文件，運用標題、建議、留言與版本紀錄進行共同編輯。
• Drive：檔案整理與查找。 規劃資料夾、檔名、搜尋關鍵字與單一主檔，降低找不到文件的情況。
• 共用權限與版本追蹤。 練習檢視者、留言者、編輯者的不同權限及外部分享風險。

實作成果： 一份共享文件與檔案整理規則，外加可直接修改的郵件模板。

第三章｜Forms、Sheets：表單、試算表與分析

• Forms：設計有效的資料欄位。 從工作目的設定問題、必填規則及回覆流程，避免蒐集不必要的敏感資料。
• Sheets：整理、驗證與清理。 將表單回覆連結到試算表，練習欄位標準化、篩選、重複與空值檢查。
• Gemini：輔助分析與公式。 使用明確的分析問題要求 AI 提供整理建議、公式或觀察，並以資料核對結果。
• 圖表與管理摘要。 挑選合適指標與圖表，將結果整理成主管能理解的短摘要。

實作成果： 1 份 Forms／Sheets 練習檔、1 張基本圖表及 1 段資料摘要。

第四章｜跨工具流程與工作交付

• Forms 到 Sheets 的資料流。 確認資料進入、欄位規則、例外狀況及更新方式。
• 通知、文件交付與追蹤。 以 Docs 與 Gmail 建立確認、追蹤與交付紀錄，指定明確負責人。
• 自動化示範與人工備援。 認識可選用的 Apps Script 通知或觸發概念；無權限時改用可執行的人工檢核流程。
• 權限、例外與成效檢核。 建立資料分享原則、錯誤處理與流程交接清單，檢視是否真正減少重工。

實作成果： 一張包含資料來源、處理步驟、負責人、複核點與交付方式的部門工作流程圖。