報價不是叫 AI 填數字：業務從需求到提案的 8 種安全工作法

業務報價卡住，有時不是 Word 不會排版，而是客戶需求、產品規格、交付邊界與核價人沒有在同一份資料裡。可請 AI 協助整理與比對資料，不能替企業承諾折扣、交期或契約責任。

專題編輯：Adrian Hsu｜企業 AI 策略編輯

文件覆核日期：2026-11-06。 本文是依官方文件設計的工作方法與合成資料練習（L1），沒有在 ChatGPT 或 Microsoft 365 帳號內實測。文中的示例答案是編輯設計的核對基準，不是產品實際輸出或客戶成效。

一分鐘看懂

讀者：B2B 業務、售前顧問與業務主管。

今天能帶走：8 個具體任務、每題一組可複製 Prompt、人工驗收方法，以及隨文練習資料與檢核表。

必要限制：本文使用虛構的企業培訓服務需求，不含真實客戶、成本與報價資訊。所有價格欄位以「待授權核價」呈現，僅可用企業核准的產品型錄、條款與價格表；無權限資料不得丟入外部 AI。

卡住的不是工具，而是工作規格

上游是需求不完整、不同人各持版本、折扣權限不透明；下游則是毛利、履約、合約爭議及客戶信任。先建立「需求來源 → 規格缺口 → 核准價格 → 提案版本 → 對外寄送」五關。

本文教學情境：虛構客戶詢問 2 梯次各 20 人的 AI 入門內訓，尚未確認場地、教材授權、課後服務及付款條件。目標是先整理可核價的需求，而不是生成帶價格的假報價。

開始前：建立資料邊界和操作方式

1. 複製本文的教學資料或使用已授權、適當去識別的工作資料，保留原始版本。
2. 選擇公司核准的 AI 工具；功能、付費門檻、管理員開放與區域限制均以實際帳戶為準。
3. 貼上案例 Prompt 時，將方括號內的資料替換成自己的內容，不要貼入密碼、客戶個資、未核准價格或秘密。
4. 將 AI 輸出標成「草稿」，對照原始來源完成本文檢核後，再由責任人核准。

實作教學：每個方法都要留下工作成果

1．把客戶來信轉成需求卡

適合誰：業務。 輸入：客戶原信與問卷。

工作目的：建立需求卡：情境、目標、數量、範圍、地點、日期、來源原句、未知項目。

期待成果：需求欄位卡。

教學輸入與核對答案

輸入：使用 lab/sample_input.md 的虛構培訓詢問。

核對基準：已知需求：AI 工具培訓、兩梯次、每梯 20 人、下季；日期、場地、錄影及教材授權待確認。價格沒有來源，保持待授權核價。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：建立需求卡：情境、目標、數量、範圍、地點、日期、來源原句、未知項目。
適用角色：業務。
輸入資料：
[在此貼入：客戶原信與問卷]
請輸出：需求欄位卡；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：每項資訊能追溯原信。

操作與驗收

1. 先將原信拆成已知需求、缺漏條件與客戶尚未確認的偏好。
2. 每個欄位保留原句，另列價格與授權缺口，避免把內部推測當成客戶要求。
3. 人工核對：每項資訊能追溯原信。

常見失敗／限制：客戶沒說的項目標「待確認」。

2．自動提出補問問題

適合誰：售前顧問。 輸入：需求卡與公司服務邊界。

工作目的：列出 5 個對報價影響最大的問題，按必要性排序，避免問客戶已提供的事。

期待成果：補件詢問信。

教學輸入與核對答案

輸入：已知梯次和人數，尚無日期、地點與錄影安排。

核對基準：先問希望完成的工作任務、可選時段、場地與設備、錄影／教材使用範圍、需要的課後支援；不要再問已提供的梯次與人數。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：列出 5 個對報價影響最大的問題，按必要性排序，避免問客戶已提供的事。
適用角色：售前顧問。
輸入資料：
[在此貼入：需求卡與公司服務邊界]
請輸出：補件詢問信；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：每題都有「不問會造成什麼報價風險」。

操作與驗收

1. 從需求卡刪除客戶已回答的問題，留下真正影響範圍與核價的缺口。
2. 請 AI 按影響排序問題，檢查每題是否中立，以及是否能讓客戶清楚回答。
3. 人工核對：每題都有「不問會造成什麼報價風險」。

常見失敗／限制：不應以誘導式問題強迫客戶接受高價方案。

3．將需求拆成可交付規格

適合誰：PM／售前。 輸入：核對後的客戶需求。

工作目的：以工作分解方式列服務項、數量、交付檔案、驗收與不包含事項。

期待成果：服務規格表。

教學輸入與核對答案

輸入：新增教學條件：客戶僅確認基本介紹與實作。

核對基準：規格草稿分「已確認」與「待確認」；教材檔案、課後服務、成果驗收仍是提議，不得擅自列為包含服務。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：以工作分解方式列服務項、數量、交付檔案、驗收與不包含事項。
適用角色：PM／售前。
輸入資料：
[在此貼入：核對後的客戶需求]
請輸出：服務規格表；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：把可能的額外變更先列為待確認。

操作與驗收

1. 把服務項目、數量、交付檔案、驗收及不包含項目分欄。
2. 尚未確認的內容標提議，交執行部門核對能力與責任後再形成承諾。
3. 人工核對：把可能的額外變更先列為待確認。

常見失敗／限制：交付承諾要有公司內部執行能力支援。

4．對照產品型錄找缺口

適合誰：業務／產品。 輸入：公司核准型錄和需求卡。

工作目的：建立需求、型錄對應、處理分類與待確認原因四欄表。

期待成果：需求匹配表。

教學輸入與核對答案

輸入：新增教學型錄摘錄：標準服務含課堂練習，不含錄影授權。

核對基準：課堂練習可對應型錄；錄影需求列需另議。這份型錄只是本文合成輸入，不是天地人任何真實商品或授權條款。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：建立需求、型錄對應、處理分類與待確認原因四欄表。
適用角色：業務／產品。
輸入資料：
[在此貼入：公司核准型錄和需求卡]
請輸出：需求匹配表；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：型錄條款、產品有效版本、例外都有來源。

操作與驗收

1. 附上經核准且版本有效的型錄，只在型錄涵蓋範圍內找對應。
2. 把可滿足、需另議及不能承諾分開，沒有型錄來源就標待確認。
3. 人工核對：型錄條款、產品有效版本、例外都有來源。

常見失敗／限制：不得聲稱公司沒有的功能。

5．建立不含價格的報價架構

適合誰：業務。 輸入：已核准服務規格與核價流程。

工作目的：依公司範本填項目、數量、單位、核價欄、假設與不含項目；價格全部留空。

期待成果：報價架構草稿。

教學輸入與核對答案

輸入：需求為兩梯次、每梯 20 人，沒有核准價格。

核對基準：報價架構可寫數量 2、單位梯次、每梯 20 人；單價、稅別、總額、付款條件均待授權核價或待確認，不以市場行情填入金額。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：依公司範本填項目、數量、單位、核價欄、假設與不含項目；價格全部留空。
適用角色：業務。
輸入資料：
[在此貼入：已核准服務規格與核價流程]
請輸出：報價架構草稿；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：核價欄位由授權負責人填寫。

操作與驗收

1. 套入公司核准範本，先填服務項目、數量與單位。
2. 未取得授權的單價、稅別及總額保留空白／待核，不請 AI 用行情猜值。
3. 人工核對：核價欄位由授權負責人填寫。

常見失敗／限制：AI 不得推估毛利或折扣後變成正式價格。

6．比較多版提案差異

適合誰：業務主管。 輸入：V1／V2 提案草稿。

工作目的：逐項找服務範圍、費用欄、日期、授權、保固、例外的修改並評估是否需重核。

期待成果：版本變更清單。

教學輸入與核對答案

輸入：新增教學版本：V0 錄影授權待確認；V1 寫「含一年內部播放」。

核對基準：將授權範圍變更列為需重核，並保留 V0／V1 原句；文字流暢不代表已取得著作或播放授權。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：逐項找服務範圍、費用欄、日期、授權、保固、例外的修改並評估是否需重核。
適用角色：業務主管。
輸入資料：
[在此貼入：V1／V2 提案草稿]
請輸出：版本變更清單；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：重大變更重新走核准。

操作與驗收

1. 固定比較同一組 V0 與 V1，逐項保留舊文、新文及變更類型。
2. 凡日期、金額、權利或服務邊界改變，列入重核清單並指定核准責任。
3. 人工核對：重大變更重新走核准。

常見失敗／限制：不能憑文句相似就認定法律義務一致。

7．把技術規格翻成客戶語言

適合誰：售前／提案人員。 輸入：核准的規格與目標產業。

工作目的：寫客戶看得懂的效益假設與工作情境，不加保證性成果、虛構客戶案例或不實數據。

期待成果：提案摘要。

教學輸入與核對答案

輸入：新增教學規格：課堂練習完成需求拆解與提示詞草稿。

核對基準：可寫「練習將需求整理成可覆核的草稿」；不能改成保證降低成本、保證提升業績，亦不能編造往期客戶實績。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：寫客戶看得懂的效益假設與工作情境，不加保證性成果、虛構客戶案例或不實數據。
適用角色：售前／提案人員。
輸入資料：
[在此貼入：核准的規格與目標產業]
請輸出：提案摘要；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：可測量指標與未驗證假設分開。

操作與驗收

1. 只給 AI 已核准的功能與交付範圍，要求分開寫工作情境和效益假設。
2. 逐句刪除沒有證據的保證、實績與量化效益，確認客戶語言沒有擴大原規格。
3. 人工核對：可測量指標與未驗證假設分開。

常見失敗／限制：避免保證投資報酬或對外宣稱實績。

8．寄出前最後一次承諾檢核

適合誰：業務主管。 輸入：正式版本與內部簽核紀錄。

工作目的：建立價格、稅務、付款、日期、授權、交付、退改條款、附件與收件人的九項核對表。

期待成果：對外寄送核對表。

教學輸入與核對答案

輸入：用本例的空白價格、未定日期與授權，檢查對外寄送。

核對基準：九項檢核為價格、稅務、付款、日期、授權、交付、退改、附件、收件人；本例缺核准資料，結果應為不可寄送正式報價，只能發補問信。

這是合成示例的參考答案；實際 AI 草稿須逐項比對，不能把答案當成已實測結果。

可直接貼上的 Prompt

你是協助 B2B 業務、售前顧問與業務主管完成工作文件的 AI 助理。
目標：建立價格、稅務、付款、日期、授權、交付、退改條款、附件與收件人的九項核對表。
適用角色：業務主管。
輸入資料：
[在此貼入：正式版本與內部簽核紀錄]
請輸出：對外寄送核對表；先列依據、再列結果、最後列未決事項。
約束：僅使用我提供的資料，無來源不得編造數字、日期、價格、權限、負責人或事實；資料不完整請明確標「待確認」。
交付前請自行列出 3 個人工檢核點，特別檢查：每欄有人名及核准紀錄，未全通過不可寄。

操作與驗收

1. 對九項對外核對項目逐欄附上版本、人員與核准證據。
2. 未通過時改發中立的補問信；正式報價、契約或授權聲明均保留給責任人批准。
3. 人工核對：每欄有人名及核准紀錄，未全通過不可寄。

常見失敗／限制：AI 不得自動簽署或寄出正式合約。

對外提案的最後一關是授權

這份範例足以整理需求，仍不足以提出正式價格。將已知條件、待確認問題和公司核准條款分開，交由有權核價及承諾交付的人覆核；沒有核准記錄就保留為草稿。版本比較可協助發現風險，不能替代法務或授權責任人的判斷。

練習附件、成果與限制

本篇隨文提供 lab/ 的教學輸入、預期輸出或核對表，以及完整 lab/prompt_library.md。所有情境均為編輯建構的教學案例；工具層級僅為 L1 文件教學；另以本地程式核對合成資料與參考答案的一致性，方法及結果記錄在 lab/local_validation.json。該檢查沒有呼叫 ChatGPT 或 Copilot，不等於產品功能、操作介面或成效實測。

延伸閱讀與現有文章的分工

• 天地人｜B2B AI 報價自動化：提供較完整的管理框架；本文聚焦可操作的小任務與範本。

Excel 可編輯練習簿：lab/workplace_ai_practice_templates.xlsx，包含資料清理、會議行動台帳、業務需求及導入評估。試算表預填內容為教學假設，不是從原文自動抽取的實際產品輸出；使用於真實組織前須核對每一欄及權限。此修訂只檢查 XLSX 容器與 XML 完整性，未在 Excel 重算公式。

事實來源與查核紀錄

官方文件覆核日期：2026-11-06。操作介面與帳號可用性未實測；資料、參考答案和八步等方法為本文原創教學設計。

• ChatGPT Learn｜Prompting：目標、上下文、輸出、限制與覆核；教學情境和示例為原創設計。
• ChatGPT Learn｜Work with files：文件及試算表工作流、提供來源與驗收條件；非使用者帳號可用性證明。
• ChatGPT Learn｜Work admin FAQ：權限與資料承諾取決於方案、設定、區域及相連系統；本文不保證合規。

編輯揭露：本文及範例由 AI 輔助編修。流程圖與比較圖為教學設計，不代表產品真實介面；本次沒有建立任何真人客戶成效或平台操作證據。圖片權利與實際網站呈現由出版驗收另行確認。

下載練習與範本

下載本篇教學資料、提示詞與驗收範本（ZIP）。內容為合成示例或可修改範本；不含客戶資料或憑證。