AI 採購前，先查公司的軟體授權：Microsoft 365、Google Workspace 怎麼盤點才不重複付費？

教學方法專題｜案例、時程與表單為編輯設計示例，非客戶實績或已完成的產品實測。

核心答案：兩個部門都提出購買 AI 助理的需求，採購卻不知道公司現有方案能否滿足。問題不在員工對 AI 缺乏熱情，而是企業把「已付費」、「已指派」與「可在特定工作中使用」混成一件事。

專題編輯：Derek Chou｜IT 主管、採購、總經理

圖說：天地人原創編輯流程圖，為教學示意，非真實企業現場或產品操作畫面。

把「有買」拆成四種不同狀態

一家使用 Microsoft 365 與 Google Workspace 的企業，同時採購兩套方案不一定錯。真正的浪費，來自無法回答每一組授權在什麼工作中產生了什麼價值。管理者應先建立四層定義：合約已購買、使用者已取得授權、管理員允許指定功能、工作資料在該權限下可以合法存取。任何一層不成立，都不能直接把產品宣傳中的功能視為員工已經能使用。

例如某位業務有 Microsoft 365 的一般辦公訂閱，並不等於一定具有所有 Copilot 功能；另一位行政人員能打開 Google 文件，也不代表 Gemini 每項進階功能都已啟用。兩家供應商的套裝、附加授權與管理開關可能變動，因此只在官網價格頁比價是不完整的採購工作。Microsoft 官方列有 Copilot 的前置授權與分派條件，Google 官方則將授權分派與 Gemini 功能存取分別管理。具體適用方案須以企業租戶、合約與查核日期為準。

授權盤點不是數帳號，而是找出「能力重疊」

以 30 人的虛構企業為例，業務部門要整理會議紀錄，財務部門要比較多版本報表，HR 要彙整新人訓練材料。先不要一次替全公司購買加值 AI 方案。將三項工作寫成工作案例，分別測試現有授權的可用功能、必要資料來源、資料外流控制與人工覆核負擔。若已購方案能安全完成工作，就不需要再用「功能看起來更強」作為新增採購的唯一理由。

建議採購、IT 與需求主管一起查看一張矩陣，每一列是一個部門與任務，而非一個軟體名稱：

七個動作，才足以形成採購決策

首先，由採購匯出合約及續約日，IT 匯出匿名化的授權與啟用統計；其次，建立公司允許的資料類型及外部服務限制；第三，請三個部門各提供一項每週重複的工作；第四，用教學模擬資料在現有方案完成工作；第五，記錄錯誤與人工修正；第六，估算新增席次、設定維護、教育訓練與資料治理成本；第七，決定採購、保留現況或先補訓練。

授權數量與「活躍使用」不是同一指標，Google Workspace 的管理報表可用來了解部分 Gemini 使用情形，但適用方案與資料延遲需按官方條件檢查。若只有一人偶爾使用某功能，不要直接推論全員導入效益。

直接可複製的工作指令

請根據下方不含個資的授權盤點 CSV，按照「工作任務、已購產品、已指派席次、功能可用狀態、管理員限制、資料等級、替代方案、待確認事項」產生採購評估表。不得推定某功能已包含在某個付費方案；沒有官方證據的項目一律填「待查」。最後列出 5 個需要 IT 與採購共同確認的問題。請勿自行建議新增採購數量。

什麼結果才算盤點完成？

決策者應取得三份東西：可追溯的授權清單、各部門任務與工具配對、需要新增採購的真正缺口。每項新增預算都能指到一項未被滿足的工作需求；若找不到，暫緩購買的決定可能比擴充授權更有價值。本篇適合做企業採購前診斷與授權盤點內訓，不是授權價格或功能保證。

把盤點變成一次可以簽核的決策會議

盤點完成前，不妨先做一個「功能並未缺少，缺的是使用權」的反例檢查。假設兩位員工都能打開相同辦公軟體，但只有其中一位能使用特定 AI 介面。管理員需確認帳號是否被分派不同方案、是否位於不同組織單位、功能是否在租戶端關閉，以及文件是否有不同分享權限。切勿直接把「員工 A 可以、員工 B 不可以」歸因於產品故障。

接著讓採購把續約條件與實際需求放到同一張表：哪些授權一到期就會影響既有流程，哪些僅服務尚未啟動的試點，哪些工作可以先用非 AI 的既有功能完成。若高階主管要求年度預算，應把一次性教育訓練、帳號管理、資安審查、資料整理、正式席次費用分開列項，不要把所有支出寫成「AI 訂閱」。

兩個不能省略的風險

第一是資料過度分享：當工具能協助搜尋文件時，原本已經開放給過多人員的資料可能更容易被找到。應先整理資料權限，而非把 AI 關閉當成唯一保護方法。第二是授權誤判：消費者個人方案與企業方案的資料條款及控制功能不一定相同，不能讓員工以私人帳號替代公司採購。

工作表的最後一欄建議保留 decision_owner、decision_date、evidence_link。沒有來源的「功能已包含」應寫成待確認，不該把採購的期待當作已完成的盤點結果。

圖說：依本文工作方法繪製的原創示意流程；並非系統實測畫面。

讀者可立即使用的工作資產

範本：licensing_inventory.csv 教學工作包（ZIP）。此檔案包含教學用的示例資料，不是實際企業統計或已完成測試的證據。

資料來源與適用邊界

• Microsoft Learn：Microsoft 365 licensing and assigning users。
• Microsoft Learn：License options for Microsoft Copilot。
• Google Workspace Admin Help：Assign, remove, and reassign licenses。
• Google Workspace Admin Help：Manage access to Gemini features in Workspace services。

本篇以官方文件與通用流程治理原則為基礎，並提出原創工作方法；不代表對任何企業租戶、ERP 版本或 AI 產品完成實機測試。價格、方案、法規與功能會變動，採購或正式部署前應與供應商、IT、資安及資料責任人查證。教學數據與案例均為模擬。

讀者下一步： 將範本帶回企業，先由實際流程擁有人確認現況與限制，再決定是否需要企業內訓或 AI 導入試點。