採購比價還在逐份翻 PDF？用 AI 比對供應商報價、規格與交期的 7 個整理步驟

專題編輯：Sylvia Yeh｜職場與人才發展編輯

本文為文件研究與教學設計（L1），案例及參考答案均為虛構。這次以本地程式核對樣本的數值與規則，未在特定 AI 產品帳號完成端到端操作；參考答案不冒稱產品實際輸出。

三家供應商都寫了報價，卻可能分別是未稅價、含運價和不含安裝的價格。AI 可以幫忙擷取資料，但不能代替採購人員確認掃描辨識、版本及商務條件。本篇從可比較性而非最低價出發。

適合讀者：採購、行政、部門主管。本篇可完成：可追溯來源的供應商比較表。

這次先解決哪個問題？

採購先定最低規格與報價效期，再比較相同單位、交期和費用範圍。AI 的工作是把差異攤開，供應商澄清與採購決定由負責人處理。

開始前需要準備什麼？

請準備獲授權且已去識別的工作資料、能追溯的來源編號、資料適用期間、部門欄位定義、具名負責人，以及核准使用的 AI 工具。PDF、掃描影像、公式、幣別與日期欄位可能辨識錯誤；涉及個資或機密時優先選擇公司核准環境，不能因模型可以讀取就逕自上傳。

7 個可執行步驟

1．先列不可妥協規格

列容量、尺寸、材質、保固、認證、交貨地址等最低需求，與偏好條件分開。

完成檢查：最低規格是否有簽核？

2．確認報價文件版本

逐份記錄供應商、日期、效期、頁碼、幣別和修訂版次。

完成檢查：有無過期或兩份同名不同版報價？

3．從 PDF 擷取欄位

讓 AI 提取料號、單位、數量、單價、含稅、交期、付款與保固；掃描件標示 OCR 待核。

完成檢查：每欄是否附頁碼或原文？

4．把比較口徑對齊

統一數量、幣別與費用範圍；匯率必有指定日期與來源，不能用模型想像數字。

完成檢查：總價是否在同一基礎下比較？

5．標示規格差異及替代項

不符合條件列「不符」，資料不足列「待確認」，替代品不能自動視為同等。

完成檢查：是否有未經核准的等同判斷？

6．產出詢價澄清問題

針對保固期間、交期起算、運送、安裝及價格效期形成供應商詢答清單。

完成檢查：每個問題是否有明確受影響欄位？

7．附證據向主管提案

提出合格選項及其理由，價格最低與總持有成本分開，保留審批軌跡。

完成檢查：是否能一鍵找到對應報價頁？

教學情境：價格較低，為何不一定值得採購？

教學樣本中，供應商 A 提供工作站未稅單價 28,000 元，交期 21 天、保固 12 個月；B 單價 27,500 元，交期 35 天、保固 6 個月。若兩者規格與價格範圍都相同，B 單價低 500 元。但這不能直接推導 B 是最佳選擇，因為採購可能有 30 天內必須交付的需求，也可能需要更長保固。

比較表應分三層：第一層是「最低需求是否符合」，未符合者不得因價格低而勝出；第二層是「同口徑成本」，要確認稅金、運送與安裝是否包含；第三層才是「採購偏好」，例如交期較短是否值得付出差額。若不符合規格，應先向供應商澄清，而不是讓 AI 自動替換規格。

若報價來自掃描 PDF，最需人工抽查的是數字、單位、數量與負號。AI 擷取的來源頁碼要能回到原檔，尤其遇到 1,200 與 12,000、kg 與 g、交期「工作天」與「日曆天」時。

教學模擬：一份可以直接修改的工作表

附件是虛構的教學資料，只供練習欄位、邏輯與錯誤檢查，並非真實客戶、真實交易或企業績效。請從附件 lab/sample_input.csv 開始，保留原始列不覆寫，再把 AI 的整理結果寫到另一份表。

主要欄位：供應商代碼、報價版本、品項、單位、未稅單價、幣別、交期天數、保固月數、規格狀態、證據頁碼。

正式工作檔至少要有「來源編號、版本、主責、核對日、待確認事項」或可替代的欄位，避免 AI 的輸出覆蓋原始證據。

可直接複製的 AI 提示詞

你是採購比較資料整理員。從獲授權的報價文件抽取「供應商代碼、報價版次、頁碼、品項、規格、幣別、含稅與否、單位、數量、交期、保固、付款條件」，每個欄位必附原文或頁碼。無法讀取的掃描區域寫「待人工核對」。不得自行換匯、補價格、推定替代品合格或推薦得標廠商；請先列出無法公平比較的條件。

先用本文的虛構資料練習，再依公司規範決定是否使用工作資料。若工具沒有權限讀取資料，不應要求它假裝已看過文件。輸出的數值、來源、頁碼、狀態與人物責任都需要回到原始證據核對。

常見失敗與人工驗收

OCR 漏掉小數點、未區分數量單位、把交期「付款後」與「下單後」視為相同都可能造成錯誤。

逐筆抽查高風險紀錄，確認來源及版號、數值與單位、缺漏與矛盾、需要批准的動作及最後責任人。對財務、合約、客戶承諾、個資、採購與對外溝通等項目，不可讓 AI 自動做最終決策。

練習資料與核對答案

以下 CSV 是附件的可複製內容。輸出是編輯設計的參考基準，實際 AI 回答須逐項核對。

輸入

供應商代碼,報價版本,品項,單位,未稅單價,幣別,交期天數,保固月數,規格狀態,證據頁碼
SUP-A,Q2026-01,工作站,台,28000,TWD,21,12,待核對,P2
SUP-B,Q2026-07,工作站,台,27500,TWD,35,6,待核對,P4

參考答案

供應商,與B單價差,交期天數,保固月數,規格
SUP-A,500,21,12,待核對，不能直接推薦
SUP-B,0,35,6,待核對，不能直接推薦

三種失敗情境怎麼驗收？

缺規格不能判合格；報價過期先詢問更新；工作天與日曆天不可直接比較。

下載本篇練習資料、提示詞與核對基準（ZIP）

今天就能執行的三件事

1. 找一組不含機密或已獲核准的真實工作樣本，另存原始版本。
2. 用本篇 CSV 表和提示詞完成一輪整理，留下不確定欄位與原始來源。
3. 請業務或專業負責人抽查並簽核，確認有效後再擴大到下次例會或下一批案件。

延伸閱讀

本文的工作範圍是買方供應商比價，不同於既有賣方報價與提案文章。可搭配相關天地人專題閱讀。

資料來源與使用邊界

本文以可驗證的官方功能說明、風險管理與台灣個資法規作為邊界，具體表單欄位與工作步驟為編輯團隊提出的方法建議。原創案例資料均為教學模擬；本文沒有宣稱在某一版本、付費方案或企業系統完成端到端實測。

• ChatGPT Learn｜網頁版的檔案與工作流程
• ChatGPT Learn｜資料與協作工作範例
• NIST 官方｜AI Risk Management Framework
• 個人資料保護委員會籌備處｜個人資料保護法
• WIPO 官方｜Trade Secrets

來源查核日：2026 年 11 月 7 日。

圖像為原創 AI 輔助編輯概念素材及原創程序圖解，不是任何真實客戶文件、真實操作截圖或新聞攝影。